Corona-Pandemie: Zusätzliche November-Hilfen des Bundes

Die Bundesregierung hat weitere Hilfsmaßnahmen zur Bekämpfung der negativen Einflüsse der Corona-Pandemie auf die Deutsche Wirtschaft beschlossen. Besonderer Fokus dieser Hilfsmaßnahmen liegt auf den Unternehmen, die durch den neuen Lockdown schließen mussten.

Wir haben im Folgenden die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.

Welche Unternehmen können Anträge stellen?

Anträge können von Unternehmen und Soloselbständigen gestellt werden, die aufgrund des Beschlusses des Bundes und der Länder vom 28. Oktober 2020 den Geschäftsbetrieb einstellen mussten. Dazu gehören auch Hotels. Zusätzlich zu den direkt betroffenen Unternehmen sind auch solche Unternehmen antragsberechtigt, die indirekt stark durch die neuen Maßnahmen betroffen sind.

Wann dürfen indirekt betroffene Unternehmen Anträge stellen?

Als indirekt von den staatlichen Maßnahmen schwer betroffene Unternehmen gelten solche, die regelmäßig mehr als 80% ihrer Umsätze mit Unternehmen erzielen, welche durch die Schließungsmaßnahmen an der Ausübung ihrer Tätigkeit gehindert sind.

Ein Beispiel für ein indirekt betroffenes Unternehmen ist eine Wäscherei, die vorwiegend für Hotels arbeitet, welche von der Schließungsanordnung betroffen sind.

Sind gemeinnützige und öffentliche Unternehmen antragsberechtigt?

Gemeinnützige Unternehmen, wie beispielsweise ein Theater, und öffentliche Unternehmen, wie zum Beispiel öffentliche Schwimmbäder, sind auch zur Antragsstellung für die November-Hilfen berechtigt. Wichtig ist, dass das Unternehmen grundsätzlich am Markt tätig ist und Umsätze erwirtschaftet.

Wie hoch sind die gezahlten Zuschüsse?

Mit der November-Hilfe werden Zuschüsse pro Woche der Schließung gezahlt. Diese belaufen sich auf 75% des durchschnittlichen wöchentlichen Umsatzes im November 2019.

Für Solo-Selbständige und Gründer gelten bei der Berechnung der Förderung Besonderheiten:

Solo-Selbsständige haben ein Wahlrecht. Sie können alternativ zum wöchentlichen Umsatz im November 2019 den durchschnittlichen Wochenumsatz im Jahr 2019 zugrunde legen.

Für Gründer, die ihre Geschäftstätigkeit erst nach dem 31. Oktober 2019 aufgenommen haben, gilt ebenso eine besondere Regelung. Entweder kann der durchschnittliche Umsatz im Oktober 2020 oder der durchschnittliche Wochenumsatz seit Gründung für die Höhe der Förderung herangezogen werden.

Die Förderung ist aktuell auf eine Höchstgrenze von 1,0 Mio. EUR begrenzt, soweit der bestehende beihilferechtliche Spielraum des jeweiligen Unternehmens das zulässt.

Anrechnung auf andere staatliche Leistungen

Die November-Hilfen werden mit anderen staatlichen Leistungen, wie zum Beispiel der Überbrückungshilfe oder dem Kurzarbeitergeld, verrechnet.

Davon ausgeschlossen sind reine Liquiditätshilfen, wie beispielsweise rückzahlbare KfW-Kredite.

Was geschieht mit Umsätzen, die während der Schließung erzielt werden?

Unternehmen soll die Möglichkeit geboten werden, Umsätze, die sie trotz der Schließungsanordnung im November erzielen, zu behalten.

Daher gilt, dass Umsätze, die im November 2020 trotz der grundsätzlichen Schließung gemacht werden, bis zu einer Höhe von 25% des Vergleichsumsatzes im November 2019 nicht angerechnet werden. Um eine Überförderung zu vermeiden, werden darüber hinaus gehende Umsätze angerechnet.

Sonderregelung für Restaurantbetriebe

Die Förderung in Höhe von 75% der Umsätze des Monats November 2019 wird für Restaurants auf die Umsätze begrenzt, die dem vollen Umsatzsteuersatz unterlagen, sprich die im Restaurant verzehrten Speisen und Getränke. Die Umsätze des Außerhausverkaufs, für welche der reduzierte Umsatzsteuersatz gilt, werden so aus der Berechnung ausgeklammert. Im Gegenzug werden diese Umsätze während der Schließung von der Umsatzanrechnung ausgenommen, um eine Ausweitung dieses Geschäfts zu begünstigen.

Die Sonderregelung wird durch folgendes Beispiel verdeutlicht:

Eine Pizzeria hatte im November 2019 8.000 Euro Umsatz durch Verzehr im Restaurant und 2.000 Euro durch Außerhausverkauf. Sie erhält daher 6.000 Euro Novemberhilfe (75% von 8.000 Euro), d. h. zunächst etwas weniger als andere Branchen (75% des Vergleichsumsatzes). Dafür kann die Pizzeria im November 2020 deutlich mehr als die allgemein zulässigen 2.500 Euro (25% von 10.000 Euro) an Umsatz mit Lieferdiensten erzielen, ohne dass eine Kürzung der Förderung erfolgt.

Wie werden die November-Hilfen beantragt und ausgezahlt?

Die Beantragung der Mittel erfolgt elektronisch durch Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, vereidigte Buchprüfer oder Rechtsanwälte über die Antragsplattform der Überbrückungshilfe.

Soloselbständige sollen bis zu einem Förderhöchstsatz von 5.000 EUR direkt antragsberechtigt sein und sind daher nicht auf die Einschaltung eines Wirtschaftsprüfer, Steuerberaters, vereidigten Buchprüfers oder eines Rechtsanwaltes angewiesen.

Ab wann können Anträge gestellt werden?

Die technische Umsetzung über die Antragsplattform ist derzeit in Bearbeitung und es steht noch kein festes Datum für den Beginn der Antragsstellung fest. Sobald wir neue Informationen zu dem Thema erhalten, werden wir Sie über Updates zu diesem Beitrag informieren.

Weitere Informationen zum Thema November-Hilfen finden Sie auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen.

Sollten Sie Fragen zur Beantragung der Fördergelder oder Beratung in steuerlichen, wirtschaftlichen oder auch rechtlichen Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Unsere Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Rechtsanwälte vereinbaren gerne einen Termin für ein Erstgespräch.

Update zur befristeten Umsatzsteuersenkung

Das Bundesministerium für Finanzen hat am 4. November 2020 Ergänzungen zum BMF-Schreiben vom 30. Juni 2020 veröffentlicht (BMF-Schreiben vom 04.11.2020). Im Folgenden haben wir die wichtigsten Aspekte für Sie zusammengefasst.

Anzahlungsrechnungen

  • In Anzahlungsrechnungen, die nach dem 30. Juni 2020 und vor dem 1. Januar 2021 gestellt werden und für die das Entgelt in diesem Zeitraum vereinnahmt worden ist, ist die Steuer mit dem Umsatzsteuersatz von 16 % bzw. 5 % zu berechnen.
  • Soweit feststeht, dass die jeweilige Leistung erst nach dem 31. Dezember 2020 erbracht wird, wird es aber nicht beanstandet, wenn bereits der dann gültige Steuersatz von 19 % bzw. 7 % angewandt wird.
  • Der Empfänger einer solchen Rechnung kann unter den übrigen Voraussetzungen (vgl. unseren Beitrag vom 22. Juni 2020) den ausgewiesenen Steuerbetrag als Vorsteuer geltend machen.
  • Sofern in Fällen von kumulierten Voraus- und Anzahlungsrechnungen in einer bereits gestellten Rechnung die Steuer nach einem zu diesem Zeitpunkt zutreffenden Steuersatz berechnet worden ist, ist die Berechnung dieser Steuer erst in dem Voranmeldungszeitraum zu berichtigen, in dem die Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wird (§ 27 Abs. 1 Satz 3 UStG). Die Steuer kann nicht in einer beliebigen anderen Voraus- oder Anzahlungsrechnung auf den zu diesem Zeitpunkt gültigen Steuersatz geändert werden.

Ausgabe von Gutscheinen

  • Soweit Gutscheine für Restaurationsleistungen vor dem 1. Juli 2020 ausgegeben wur­den, bleibt es bei der Versteuerung als Einzweck-Gutschein mit 19 %, auch wenn die Einlösung im Zeitraum vom 1. Juli 2020 bis 30. Juni 2021 erfolgt. Denn für die Behandlung als Einzweck-Gutschein ist ausschließlich auf die Gesetzeslage im Zeit­punkt der Ausgabe abzustellen.
  • Bei der Ausgabe von Gutscheinen für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen zwischen dem 1. Juli 2020 bis 31. Juni 2021 ist zu beachten, dass wegen der unterschiedlichen Besteuerung von Speisen und Getränken nicht eindeutig bestimmbar ist, ob es sich um Mehrzweck-Gutscheine handelt, mit der Folge, dass die Versteuerung im Zeitpunkt der tatsächlichen Leistungserbringung zum dann gültigen Steuersatz erfolgt.
  • In der Zeit vom 1. Juli 2020 bis 30. Juni 2021 ausgegebene Gutscheine für Restaurati­onsleistungen können nur dann als Einzweck-Gutscheine behandelt werden, wenn die Gutscheine auf den Bezug von Speisen oder den Bezug von Getränken explizit beschränkt werden. Gutscheine für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen ein­schließlich Getränke gelten erst wieder als Einzweck-Gutscheine, wenn sie für den Zeitraum ab dem 1. Juli 2021 ausgestellt werden.

Strom-, Gas-, Wasser-, Kälte- und Wärmelieferungen sowie von Abwasserbeseitigung

  • Enden Ablesezeiträume zwischen dem 1. Juli 2020 und dem 31. Dezember 2020, sind grds. die Lieferungen des gesamten Ablesezeitraums dem Umsatzsteuersatz von 16 % zu unterwerfen. Dies gilt jedoch nur, soweit Ablesezeiträume vor dem 1. Juli 2020 nicht gesondert abgerechnet werden.
  • Zur Vereinfachung wird es nicht beanstandet, wenn Rechnungen über Abschlagszahlungen, die nach dem 30. Juni 2020 und vor dem 1. Januar 2021 fällig werden nicht berichtigt werden. Die ausgewiesene Umsatzsteuer wird geschuldet und ist an das Finanzamt abzuführen. Ferner ist in der Endabrechnung die Umsatzsteuer entsprechend der allgemeinen Grundsätze zur befristeten Umsatzsteuersenkung zu korrigieren. Sofern vorsteuerabzugsberechtigte Kunden aus den Abschlagsrechnungen einen Vorsteuerabzug von 19 % bzw. 7 % geltend machen, wird dies unter Beachtung der vorangegangenen Erläuterungen ebenfalls nicht beanstandet.
  • Diese Vereinfachungsregelungen, können auch auf Leistungen im Rahmen der EEG-Einspeisung und der Netznutzung angewendet werden. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich beim Leistungsempfänger um einen Endverbraucher oder um ein Versorgungsunternehmen handelt. Auf die Entnahme von Strom im Jahr 2020 durch einen Unternehmer aus seinem Unternehmen für Zwecke, die außerhalb seines Unternehmens liegen, kann der zum 31. Dezember 2020 geltende Steuersatz angewendet werden.

Zeitung- und Zeitschriftenabonnements

  • Bei digitalen Zeitungs- und Zeitschriftenabonnements wird die Leistung am letzten Tag des vereinbarten Leistungszeitraums ausgeführt. Bei analogen Zeitungs- und Zeitschriftenabonnements wird die Leistung ebenfalls am letzten Tag des vereinbarten Leistungszeitraums ausgeführt, wenn für die einzelnen Ausgaben kein gesondertes Entgelt vereinbart ist oder abgerechnet wird, sondern nur ein Gesamtkaufpreis exis­tiert.

Die vorangegangenen Ausführungen geben einige Punkte des BMF-Schreibens vom 4. November 2020 wieder. Sollten Sie Fragen zum Thema haben stehen Ihnen die Kolleginnen und Kollegen des Teams von LADM gerne zur Verfügung.

LADM sucht Teamplayer! Werden Sie Teil unseres Teams!

Wir suchen Verstärkung

Wir sind auf der Suche nach neuen Kolleginnen und Kollegen, die Teil unseres interdisziplinären Teams sein und sich beruflich weiterentwickeln wollen.

Finden Sie Ihren Weg zu uns in ein engagiertes, modernes Team von Entscheidungsträgern und arbeiten Sie mit uns an unserem Ziel die bestmögliche Beratung für unseren Mandanten zu erreichen. 

 

Auszubildende/r zum/r Steuerfachangestellten (m/w/d)

Zum 01. August 2021 bieten wir einen Ausbildungsplatz zum/r Steuerfachangestellte an.

Ihr Profil:

Sie haben Interesse an einer Ausbildung in einem Beruf mit guten Entwicklungs- und Aufstiegschancen. Neben Engagement, Interesse und Freude am Umgang mit Menschen bringen Sie einen Abschluss der Höheren Handelsschule, Fachhochschulreife oder die allgemeine Hochschulreife mit. 

Frank Schlensok wird Fachberater für internationales Steuerrecht

LADM gratuliert!

Wir, die Kolleginnen und Kollegen von LADM, gratulieren unserem Partner Herrn Frank Schlensok zur bestandenen Prüfung zum Fachberater für internationales Steuerrecht.

Nach einem etwa einjährigen Lehrgang wurde Herrn Schlensok der Titel von der Steuerberaterkammer Düsseldorf verliehen.

Spezialist für internationale Steuerthemen

Um den Titel des Fachberater für internationales Steuerrecht zu erhalten, muss ein umfangreicher Lehrgang mit mindestens 120 Unterrichtsstunden und drei Klausuren absolviert werden. Dabei werden neben grundsätzlichen internationalen Steuerthemen auch spezielle Inhalte aus den Bereichen der grenzüberschreitenden Besteuerung behandelt. 

Abgerundet wird das Bildungsangebot durch die Vermittlung von Wissen aus den Bereichen der internationalen Bezüge des Umwandlungssteuerrechts, des internationalen Erbschaftssteuerrechts und Grundzügen des Steuerrechts einzelner ausgewählter Staaten.

Um den Titel des Fachberater für internationales Steuerrecht zu erhalten, muss der Steuerberater neben den theoretischen Kenntnissen auch praktische Kenntnisse nachweisen. Dazu müssen mindestens 30 praktische Fälle im jeweiligen Spezialgebiet bearbeitet werden.

Beratung verbessern

Die Anforderungen an die Beratungsbranche verändern sich heutzutage immer schneller. 

Diesen Ansprüchen wollen wir mit Beratung von hoher Qualität begegnen. „Die Welt wird im modernen Wirtschaftsleben immer kleiner. Im Zuge fortschreitender Internationalisierung und Globalisierung steigt bei unseren Mandanten zunehmend der Bedarf an Beratung in internationalen Fragestellungen. Um dieser Nachfrage adäquat zu begegnen, habe ich diese Fortbildung absolviert. Durch die Erweiterung um internationale Beratungsangebote stärken wir unseren ganzheitlichen Beratungsansatz weiter.“, bekräftigt unser Partner Frank Schlensok.

Corona-Pandemie: Ausdehnung der Überbrückungshilfe

Verlängerung der Unterstützung für Unternehmen

Die Bundesregierung hat die Verlängerung der „Corona-Überbrückungshilfe“ beschlossen. Das Programm soll bis zum Ende des Jahres verlängert werden. Das Programm deckt dann die Monate September bis Dezember ab. Für den zweiten Teil der Überbrückungshilfe ist ein separater Antrag durch den Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer im Auftrag des Unternehmens zu stellen.

Vereinfachungen bei der Antragsstellung

Künftig wird es für Unternehmen eine niedrigere Eintrittsschwelle hinsichtlich der Umsatzgrenzen geben.

Konkret sind künftig Unternehmen antragsberechtigt, die…

  • im Zeitraum April bis August 2020 in zwei zusammenhängenden Monaten mindestens einen Umsatzausfall von 50% im Vergleich zu den Vorjahresmonaten erlitten haben

oder

  • im Durchschnitt der Monate April bis August 2020 mindestens einen Umsatzausfall von 30% zu verzeichnen haben

Darüber hinaus werden die Förderhöchstbeträge angepasst. Die Förderhöchstgrenzen für Unternehmen mit bis zu zehn Mitarbeitern entfallen.

Neue Fördersätze

Die Fördersätze, die für die tatsächliche Höhe der Fördergelder der einzelnen Monate wichtig sind, werden erhöht.

Zukünftig erhalten Sie im Rahmen der Förderung eine Erstattung von…

  • 40% der Fixkosten bei einem Umsatzeinbruch von mehr als 30%
  • 60% der Fixkosten bei einem Umsatzeinbruch zwischen 50% und 70%
  • 90% der Fixkosten bei einem Umsatzeinbruch von mehr als 70%

Zuletzt werden auch Anpassungen bei den förderfähigen Fixkosten vorgenommen. Davon betroffen ist die pauschale Förderung von Personalkosten. Diese wird von bisher 10% der förderfähigen Fixkosten auf 20% erhöht.

Abrechnung der Überbrückungshilfe

Auch für die zweite Phase des Programms gibt es Neuerungen. Im Rahmen der Schlussabrechnung sind künftig nicht nur Rückzahlungen zuviel gezahlter Fördergelder möglich. Ergibt sich eine zu niedrige Förderung, sind auch Förder-Nachzahlungen an das Unternehmen möglich.

Erfahren Sie mehr über die Corona-Überbrückungshilfe in unserem Beitrag oder auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.

Sofern Sie Fragen zur Überbrückungshilfe haben oder ein Gespräch zum Thema Steuerberatung oder Mittelstandsberatung führen wollen, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme. Kontaktdaten zu unseren Kolleginnen und Kollegen finden Sie auf unserer Teamseite.

Wirecard-Serie – Risikomanagementsysteme

Risiken im Unternehmen managen

Im letzten Teil unserer Beitragsserie zum Wirecard-Skandal wollen wir das Thema des betrieblichen Risikomanagements beleuchten. Danach gehen wir zu einem abschließenden Fazit über. Im Folgenden bieten wir Ihnen einen Überblick über den Begriff des „Risikomanagementsystems“. Damit wollen wir Ihnen Anstöße für die Nutzung dieses Wissens in Ihrem Unternehmen geben.

Risikomanagementsystem (RMS)

Unter einem Risikomanagementsystem werden die Regelungen verstanden, die einen strukturierten Umgang mit Risiken (im Sinne von positiven und negativen Zielabweichungen) im Unternehmen sicherstellen.

Wie schon den Themen „Compliance Management System“ und „Internes Kontrollsystem“ kommt es auch beim Risikomanagement entscheidend auf die Kultur und die Vorgaben der Unternehmensleitung an.

Darüber hinaus ist es besonders wichtig, überhaupt die möglichen Risiken zu kennen (Identifizierung), ihre Auswirkungen abschätzen zu können (Bewertung) und ihre Eintrittswahrscheinlichkeiten zu beurteilen.

So können einzelne Risiken äußerst selten vorkommen, bei ihrem Eintritt aber existenzgefährdend sein. Eine solche Entwicklung zeigt die aktuelle Corona-Pandemie. Soweit möglich sollten im Rahmen der Steuerung Risiken vermieden, verhindert oder überwälzt (Versicherungsschutz z. B. für Feuer/Überflutung) werden. Ihre Auswirkungen sollten vorausschauend vermindert werden (z. B. durch Notfallpläne, Datensicherungen).

Andere Risiken kommen vielleicht relativ häufig vor, haben aber weniger gravierende Auswirkungen. Im Rahmen der Steuerung können diese auf ein verträgliches Maß reduziert werden (z. B. durch das IKS). Alternativ können sie innerhalb kalkulierter Budgets oder Limite eingeplant werden oder durch gezielte Maßnahmen verringert oder überwälzt werden (z. B. Warenkreditversicherungen).

Risiken identifizieren

Zur Identifizierung und Bewertung von Risiken kann ein relativ einfaches Hilfsmittel zur Veranschaulichung dienen, die sog. Risikomatrix.

Ziel der weiteren Prozessschritte im Risikomanagementsystem muss es dann sein, die „roten Risiken“ zu vermeiden oder absichern zu können.

Risikoinventur

  • Wie risikobereit bin ich als Unternehmer grundsätzlich? 
  • Gehe ich bewusst höhere Risiken ein, um größere Chancen wahrnehmen zu können? Oder möchte ich die Risiken möglichst gut kalkulieren können und bin mit geringeren Chancen und Margen zufrieden?
  • Könnte mein Unternehmen auch größere Risiken verkraften oder bin ich z. B. mit Blick auf die Kreditwürdigkeit bzw. aufgrund von Ratinganforderungen von Banken auf ein möglichst stabiles Geschäft angewiesen?
  • Wann haben wir im Unternehmen zuletzt eine systematische Inventur möglicher Risiken vorgenommen? Dies können z. B. sein:
    • Strategische Risiken (neue Technologien, Digitalisierung, falsche Markteinschätzungen)
    • Risiken am Lieferantenmarkt (Ausfall wichtiger Lieferanten, Preisanhebungen o. ä.)
    • Risiken am Absatzmarkt (Forderungsausfälle, Wechsel zur Konkurrenz, Preisdruck, Haftungsrisiken etc.)
    • Personelle Risiken (Kündigung wichtiger Mitarbeiter, Nachwuchsgewinnung, falsche Personalstruktur, aktuell: Pandemie-Auswirkungen etc.)
    • Finanzwirtschaftliche Risiken, z. B. Währungsrisiken oder Zinsrisiken
    • Liquiditätsrisiken (Vorfinanzierung von Aufträgen, lange Zahlungsziele von wichtigen Kunden, Anschlussfinanzierung auslaufender Kreditlinien, hohe Vorrats- und/oder Forderungsbestände …)
    • IT-Risiken (Datenverluste, Hackerangriffe, Systemausfälle)
    • Risiken aus menschlichem Fehlverhalten (bewusst/kriminell oder versehentlich)
    • Elementarschäden, Extremwetterereignisse etc.
    • Längere Ausfälle bei Strom, Telekommunikation/Mobilfunk
    • Steuerliche Risiken
    • Rechtliche Risiken
    • Reputationsrisiken (z. B. negative Presse, Gerüchteküche …)
  • Welche Risiken könnten unser Unternehmen in der Existenz gefährden?
  • Welche Risiken können versichert werden?
  • Wie hoch sind die Versicherungskosten? Wird regelmäßig, z. B. jährlich, ein Versicherungs-Check durchgeführt?
  • Welche Risiken können durch Kontrollen oder IT-Systeme vermieden oder reduziert werden?
  • Wie stabil ist unsere Hausbankverbindung?
  • Machen Zinssicherungsgeschäfte (z. B. Swaps) oder Währungssicherungsgeschäfte (z. B. Devisentermingeschäfte) für uns Sinn und kenne ich die Funktionsweise und Risiken der Instrumente? Von wem könnten wir uns bei Bedarf beraten lassen?
  • Wie können wir die Personalgewinnung verbessern? (z. B. Kontakte zu Schulen, Praktika, persönliche Netzwerke etc.)
  • Haben wir kompetente IT-Berater?
  • Haben wir eine Notfallplanung?

Fazit

Nach allem, was aus der Presseberichterstattung bekannt ist, wurde der Wirecard-Skandal durch eine auf den Gründer und Vorstandsvorsitzenden fokussierte Unternehmenskultur, durch „Großmannssucht“, eine ungesunde Fehlerkultur, einen zwielichtigen stellvertretenden Vorstandsvorsitzenden und vermutlich durch nicht unerhebliche kriminelle Energie verursacht.

 

Die skizzierten Systeme zur Unternehmensführung, Compliance, Internen Kontrolle und zum Risikomanagement haben alle eines gemeinsam: Sie stehen und fallen mit der Unternehmensleitung und der von ihr geprägten Unternehmenskultur.

Auch bei kleinen oder mittelständischen Unternehmen haben diese vermeintlich nur für Großkonzerne vorgesehenen Systeme faktisch nicht unerhebliche Bedeutung. Die operative Umsetzung kann aber deutlich pragmatischer, weniger formalisiert und mit erheblich geringerem Dokumentationsaufwand erfolgen. Ein Internes Kontrollsystem befindet sich im Zweifel im Kopf des Unternehmers; die Frage ist nur, wie er dann gewährleistet, dass seine Mitarbeiter dies auch in seinem Sinne umsetzen.

Wir beraten unsere Mandanten gerne bei der individuellen Überprüfung, ob und welche Maßnahmen zum Umgang mit Fehlern, Risiken und gesetzlichen Vorgaben sinnvoll erscheinen und wie diese umgesetzt werden könnten. Wie diese Regelungen dann bezeichnet werden, ist dabei zweitrangig. Die exemplarisch hervorgehobenen Fragenlisten sollen deshalb nur eine erste Anregung für eine Sensibilisierung sein.

Wirtschaftsprüfung

Lernen Sie die Bandbreite unserer Leistungen in der Wirtschaftsprüfung kennen und nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf Sie.

Wirecard-Serie – Compliance und IKS

Compliance, CMS, IKS? Was verbirgt sich eigentlich dahinter?

Im zweiten Teil unserer Beitragsserie wollen wir aufbauend auf dem Thema „Corporate Governance“ zwei weitere wichtige Themen beleuchten. Zum einen soll es um die Themen Compliance und Compliance Management Systeme gehen. Diese helfen bei der Vermeidung von rechtlichen und wirtschaftlichen Risiken. 

Darüber hinaus wollen wir uns dem Thema der Internen Kontrollsysteme widmen. Diese gewährleisten wirksame und effiziente Kontrollmöglichkeiten für den Unternehmer. Außerdem schaffen sie Perspektiven für im Unternehmen noch nicht gehobene Verbesserungspotentiale.

Compliance Management System (CMS)

Compliance

Unter Compliance ist ganz allgemein die Einhaltung von Gesetzen und sonstigen externen, aber auch internen Regelungen gemeint. Ein Compliance Management System beinhaltet intern vorgegebene Ziele, Grundsätze und Maßnahmen. Diese sollen die Beachtung von Gesetzen und Regeln gewährleisten. Der Abbildung können Sie eine Übersicht der Bestandteile eines Compliance Management Systems entnehmen.

Was ist wichtig beim Compliance Management System?

Nachfolgend finden Sie einige Denkanstöße. Diese sollen für einige Aspekte eines Compliance Management Systems sensibilisieren. Dazu muss ein Unternehmen noch kein ein formales Compliance Management System installiert haben:

  • Ausgehend vom obigen „ehrbaren Kaufmann“ gilt der Grundsatz des „tone at the top“ oder umgangssprachlich: „Der Fisch stinkt vom Kopfe her“. 
  • Wie wird die Beachtung von Gesetzen und Regeln von der Unternehmensleitung vorgelebt?
  • Besteht bei Ihnen eine „Fehlerkultur“, die es Mitarbeitern erlaubt, Fehler zuzugeben?
  • Oder besteht die Gefahr, dass durch Vertuschen von Fehlern noch größerer Schaden entstehen kann?
  • Haben Sie einen Überblick, welche wichtigen gesetzlichen Regelungen für Sie gelten?
  • Müssen Sie in Ihrem Unternehmen Spezialgesetze beachten (z. B. Hygienevorschriften in der Gastronomie oder besondere Arbeitsschutzvorschriften)?
  • Wie halten Sie sich über gesetzliche Änderungen auf dem Laufenden?
  • Sind Ihnen die finanziellen oder gar strafrechtlichen Folgen bei Missachtung wichtiger Vorschriften bekannt?
  • Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern regelmäßig über die relevanten Regelungen und deren Veränderungen? Werden auch neue Mitarbeiter informiert?
  • Welche Regelungen und Maßnahmen haben Sie eingeführt, um Gesetzesverstöße zu vermeiden oder frühzeitig aufzudecken?
  • Haben Sie Zuständigkeiten geregelt, wer die Einhaltung von Regelungen zu überwachen hat?
  • Lassen Sie sich bei Bedarf juristisch und steuerlich beraten?
  • Ist Ihnen bekannt, dass steuerliche Betriebsprüfer immer öfter nach einer Verfahrensdokumentation fragen?
  • Kennen Sie die Bedeutung einer Verfahrensdokumentation (auch als „Tax Compliance Management System light“)?

Internes Kontrollsystem (IKS)

Unter einem internen Kontrollsystem werden die von der Unternehmensleitung eingeführten Regelungen verstanden, die auf die organisatorische Umsetzung der Entscheidungen der Unternehmensleitung gerichtet sind. 

Ziele eines IKS sind insbesondere:

  • die Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit
    • hierzu gehört auch der Schutz des Vermögens, einschließlich der Verhinderung und Aufdeckung von Vermögensschädigungen
  • die Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der internen und externen Rechnungslegung sowie
  • die Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen rechtlichen Vorschriften; insofern besteht hier auch eine Überschneidung zu einem Compliance Management System

Solche Regelungen können darauf abstellen,…

  • Fehler gar nicht erst entstehen zu lassen (z. B. Vorbeugung durch Arbeitsanweisungen oder Schulungen, IT-technische Vorgaben)
  • entstandene Fehler noch frühzeitig zu entdecken (z. B. 4-Augen-Prinzip)
  • zumindest im Nachgang aus festgestellten Fehlern zu lernen (z. B. bei Feststellungen einer internen Revision).

Kontrollen können…

  • automatisch implementiert sein (z. B. IT-technisch vorgegebene Pflichteingaben, Sperren oder Plausibilitätsprüfungen) oder manuell erfolgen (z. B. zwei Unterschriften/Handzeichen, Freigabe von Eingaben durch zweite Person, Kontrollzählungen …)
  • prozessintegriert oder nachgelagert vorgenommen werden
  • in unterschiedlichen Umfängen (lückenlos, Stichproben), nach Risikovorgaben (z. B. nach Betragshöhe) und in unterschiedlichen Turni (z. B. täglich, monatlich) vorgegeben werden
  • auf verschiedenen Hierarchieebenen vorgesehen sein (z. B. tägliche Kontrolle durch Sachbearbeiter, Analyse wöchentlicher Auswertungen durch Vorgesetzten, monatliche Überwachung durch „den Chef“.

Interne Kontrollsysteme sind äußerst vielseitig und individuell. Die nachfolgenden Fragen sollen daher einige Denkanstöße liefern.

Grundsätzlich

  • Haben Sie überhaupt ein Internes Kontrollsystem?
    • Die Antwort, wenn z. B. von einem steuerlichen Betriebsprüfer gestellt, lautet immer JA! 
    • Es ist nur die Frage, wie umfangreich und sachgerecht es ausgestaltet ist, ob und wie es dokumentiert ist und ob es auch gelebt wird

Informationstechnik

  • Haben Sie ein Berechtigungssystem für Ihre wichtigsten IT-Systeme eingerichtet und an Ihre Verhältnisse angepasst? 
  • Stimmen die IT-Berechtigungen mit den sonstigen Kompetenzen, Vollmachten etc. überein?
  • Haben Sie in Ihrem IT-System für wesentliche Prozesse automatische Kontrollen, Freigaben im 4-Augen-Prinzip etc. implementiert?
  • Lassen Sie sich bei der Implementierung des IT-Systems von einem IT-Experten beraten?
  • Wer stellt sicher, dass beispielsweise IT-Berechtigungen oder Bankvollmachten bei ausscheidenden Mitarbeitern gelöscht werden?

Wichtige Arbeitsprozesse

  • Haben Sie für wesentliche Prozesse Arbeitsanweisungen oder sonstige organisatorische Regelungen getroffen oder genügen mündliche Anweisungen? 
  • Wer ist ggf. für die regelmäßige Überprüfung der Regelungen verantwortlich?
  • Haben Ihre Mitarbeiter sich selber Notizen über ihre regelmäßigen Arbeitsschritte und „To Do‘s“ gemacht? 
  • Macht hier eine systematische Aufnahme für Alle mehr Sinn, auch zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter?
  • In welchen Bereichen haben Sie ein 4-Augen-Prinzip vorgesehen? Wird dessen Beachtung dokumentiert?
  • Bestehen bei Ihnen für sensible Bereiche Zugangsregelungen?
  • Wann haben Sie zuletzt überprüft, wer bei Ihren Bankkonten Bankvollmacht oder Zeichnungsberechtigung in welchem Umfang hat?
  • Haben Sie für regelmäßig vorkommende Geschäftsvorfälle oder Kontrollhandlungen Formulare im Einsatz?
  • Kontrolliert jemand bei Excel-Berechnungen die Formeln? Wird dies dokumentiert?
  • Welche Auswertungen werden bei Ihnen regelmäßig erstellt? Wer wertet diese aus und worauf ist zu achten?
  • Wie werden neue Mitarbeiter eingearbeitet?
  • Haben Sie klare Kompetenzregelungen mit Betragsgrenzen und für Konditionen, z. B. für
    • Einkäufe / Warenbeschaffung / Beauftragung von Dienstleistungen
    • Zusagen an Kunden (z. B. Lieferfristen, Preise, Zahlungsfristen)
    • Zahlungsfreigaben für Rechnungen
  • Gibt es Regelungen für Wareneingangskontrollen?
  • Wer darf Rechnungen erstellen? Wie erfolgt der Abgleich mit der erbrachten Leistung (z.B. Stundenzettel, Lieferschein etc.) und den vereinbarten Preisen (Angebot, Preisliste, individuelle Absprachen)?

Sind Sie gleicher als gleich?

  • Gelten die im Unternehmen getroffenen Regelungen und Kontrollen auch für den Unternehmer / Geschäftsführer?  Darf und kann (technisch) der Chef interne Kontrollen umgehen bzw. außer Kraft setzen?
  • Diese Fragen nach dem „Management Override“ wird sicher auch in der Aufarbeitung des Wirecard-Skandals eine nicht unerhebliche Rolle spielen.

Wirtschaftsprüfung

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf! Wir beraten Sie gerne zur Bedeutung von „Compliance Management“ und „Internen Kontrollsystemen“ in Ihrem Unternehmen.

Wie Sie sehen, betreffen das „Compliance Management System“ und das „Interne Kontrollsystem“ viele wichtige Bereich Ihres Unternehmens. Eine fundierte Analyse und darauf aufbauende Maßnahmen tragen zu Verbesserung Ihrer Unternehmensstrukturen bei. 

„Compliance Management Systeme“ und „Interne Kontrollsysteme“ helfen, wesentliche und eventuell bestandsgefährdende Risiken zu vermeiden. Worauf bei einer umfassenden Risikoinventur und einem darauf aufbauenden Risikomanagementsystem geachtet werden sollte, stellen wir Ihnen im letzten Teil unserer Beitragsserie vor.

Schauen Sie auch gerne in den ersten Teil unserer Beitragsserie, welcher sich mit dem Thema „Corporate Governance“ befasst.

Wirecard - lessons learned?

Wir zeigen Ihnen im ersten Teil unserer Serie, wie mittelständische Unternehmen aus dem Wirecard Skandal lernen können und welche Instrumente dafür zur Verfügung stehen.

Wirecard-Serie – lessons learned?

Wirecard-Skandal – (Was) Kann der Mittelstand daraus lernen?

Spätestens mit der Beantragung des Insolvenzverfahrens und des Eingeständnisses des Wirecard Vorstands, dass Treuhandguthaben von rd. EUR 1,9 Mrd. „verschwunden“ seien, ist der bis vor kurzer Zeit noch im DAX notierte Wirecard-Konzern zum Sinnbild für Betrügereien und einen der größten deutschen Bilanzskandale geworden. Schon jetzt ist ein Kinofilm über diesen Wirtschaftskrimi geplant.

Wie auch in anderen öffentlichkeitswirksamen Fällen (z. B. „Dieselskandal“ bei Volkswagen oder vor einigen Jahren die Korruptionsvorwürfe bei Siemens) tauchen immer wieder Begriffe und Schlagworte auf, die bei großen Unternehmen zu verbesserten Strukturen führen sollen.

So wird bei Wirecard eine unzureichende „Corporate Governance“ beanstandet.

Nach dem Siemens-Korruptionsskandal 2006/2007 wurde von der Einführung oder Verbesserung des „Compliance Management Systems“ gesprochen.

Die Finanzmarktkrise 2007/2008 soll durch mangelhafte „Risikomanagementsysteme“ vieler Kreditinstitute wesentlich verursacht oder verstärkt worden sein.

Vielfach wird davon gesprochen, die „Internen Kontrollsysteme“ hätten versagt. Zu jedem dieser Begriffe finden sich zahlreiche regulatorische Regelungen und regalweise Literatur.

Was wollen wir Ihnen zeigen?

Wir wollen Ihnen die Möglichkeit geben, aus diesem Skandal Chancen für Ihr eigenes Unternehmen zu ziehen. Daher werden wir die unterschiedlichen Begriffe in einer Beitragsserie beleuchten. Damit verfolgen wir das Ziel, Ihnen Denkanstöße zu liefern, die Sie für die Weiterentwicklung Ihres Unternehmen einsetzen können. 

Wir werden zunächst den Begriff der „Corporate Governance“ betrachten. Im zweiten Teil der Serie stehen die Begriffe des „Compliance Management Systems“ und des „Internen Kontrollsystems“ im Mittelpunkt. Wir schließen die Beitragsserie mit Anregungen zum Thema „Risikomanagementsystem“ und einem Fazit ab.

Corporate Governance

Eine wörtliche Übersetzung dieses Begriffs ist schwierig. Am besten kann man ihn mit Grundsätzen einer guten Unternehmensführung umschreiben. Bei (börsennotierten) Aktiengesellschaften wird in dem Deutschen Corporate Governance Kodex insbesondere die Besetzung, die Zusammenarbeit und die Verantwortung von Vorstand und Aufsichtsrat reguliert. Hier wird mittlerweile auch zunehmend die Vergütung dieser Organe aufgenommen.

Ist dies für einen Einzelunternehmer, eine kleine GmbH & Co. KG oder eine eigentümergeführte mittelständische Unternehmensgruppe von Relevanz?

Wir haben einige Anregungen für Sie

  • Welche Führungskultur wird im Unternehmen (vor-) gelebt?
  • Gibt es eine Geschäftsordnung und – bei mehreren Geschäftsführern – einen Geschäftsverteilungsplan für die Geschäftsführung?
  • Wer sind Personen mit Schlüsselkompetenzen? 
  • Gibt es eine kompetente und mit Kompetenzen ausgestattete zweite Führungsebene?
  • Hat der Unternehmer im Unternehmen, in der Familie (z. B. Ehepartner) oder durch einen vertrauensvollen Berater einen Sparringspartner für ein ehrliches, kritisches und konstruktives Feedback?
  • Gibt es Minderheitsgesellschafter?
  • Wie werden deren Interessen berücksichtigt?
  • Wie ist die Nachfolge für das Unternehmen geplant?
  • Gibt es einen Notfallplan für den Fall Ausfalls des Unternehmers?
  • Könnte die Einrichtung eines Beirats, entweder mit Beratungs- oder auch Überwachungsfunktion, sinnvoll sein?
  • Wie beurteilen Sie Ihre Beziehungen zu wesentlichen Geschäftspartnern, zu Kreditgebern (Banken) und Arbeitnehmern?
  • Wird die Gewinnausschüttungs- und Entnahmepolitik an einer nachhaltigen Unternehmensführung oder nach persönlichen Bedürfnissen bzw. steuerlichen Aspekten ausgerichtet?
  • Richten Sie Ihr Handeln nach den „althergebrachten Grundsätzen eines ehrbaren Kaufmanns“ aus?

„Corporate Governance“-Chancen für Sie

Das Thema „Corporate Governance“ berührt eine Vielzahl von Bereichen im Unternehmen. Trotzdem bleibt die Frage, welche Vorteile eine gute „Corporate Governance“ für Ihr Unternehmen bringt? 

Beantworten Sie für sich doch einmal die oben aufgeführten Fragen. Sie werden feststellen, dass die Beantwortung dieser Fragen eine Erkenntnis liefert. Mit Hilfe unserer Fragen können Sie einfach und schnell einen Überblick über den Aufbau Ihres Unternehmens erlangen. Und daraus Potenziale ableiten, um genau diese Strukturen zu erneuern und zu verbessern. 

Sie können auf Basis einer fundierten und strategisch ausgerichteten „Corportate Governance“ den Grundstein für eine zukunftsfähige Ausrichtung Ihres Unternehmens legen. Klare Verhaltens- und Arbeitsregeln bieten Mitarbeitern wie Führungskräften einen Rahmen, innerhalb dessen sie sich bewegen können. So können Sie von Beginn an schadhaften Entwicklungen durch unangemessenes Geschäftsverhalten begegnen. 

In diesem Zusammenhang wird der Begriff des „Compliance Management Systems“ wichtig. Compliance bezeichnet einfach gesagt die Einhaltung von Gesetzen und sonstigen externen wie internen Regelungen. Erfahren Sie mehr zu Compliance und zum „Compliance Management System“ in unserem nächsten Beitrag. 

Das ist die Überschrift Compliance, CMS, IKS? Was verbirgt sich eigentlich dahinter?

Im zweiten Teil unserer Beitragsserie erörtern wir weitere Begriffe, die im Zusammenhang mit Wirecard immer wieder genannt wurden. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie diese Erkenntnisse in Ihrem Unternehmen nutzen können.

Wirtschaftsprüfung

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf! Wir beraten Sie gerne zu den Themen „Corporate Governance“ und „Compliance Management Systemen“.

UPDATE: Verbesserungen bei der Abrechnung der Corona-Soforthilfe

UPDATE vom 16.11.2020:

Der Start des Rückmeldeverfahrens wird aufgrund der aktuellen Lage im Rahmen der Corona-Pandemie in das Frühjahr 2021 verschoben. Soforthilfe-Empfänger müssen also zunächst keine weiteren Schritte zur Erstellung der Endabrechnung ergreifen.

Als Besonderheit wird Unternehmen, die die Abrechnung aber bereits in diesem Jahr vornehmen wollen das Angebot gemacht, diese Abrechnung schon jetzt vorzunehmen. Alle Soforthilfe-Empfänger erhalten Ende November eine E-Mail von der zuständigen Bewilligungsbehörde mit Informationen zum Abrechnungsverfahren. In dieser Mail wird ein Link enthalten sein, der es den Unternehmen ermöglichen wird, eine Endabrechnung der Corona-Soforthilfe vorzunehmen.

Dieses Angebot ist freiwillig. Alle Unternehmer, die die Endabrechnung des Hilfsprogramms erst im nächsten Jahr vornehmen wollen, müssen aktuell keine weiteren Schritte einleiten.

Angehaltenes Rückmeldeverfahren

In unserem Beitrag „Corona-Soforthilfe: Informationen zu Nachweisen, Unterlagen und Rückzahlung“ hatten wir für Sie die wichtigsten Informationen zur Abrechnung der Förderung zusammengestellt. Aufgrund von Schwierigkeiten bei einzelnen Teilen der Abrechnungen wurde das Rückmeldeverfahren angehalten. Dafür hatte sich das Land Nordrhein-Westfalen und weitere Bundesländer eingesetzt. Das Rückmeldeverfahren wird zum Herbst wieder aufgenommen. Damit verbunden wird die Rückmeldefrist wurde bis zum 30. November verlängert. Gleichzeitig wurde die Frist für Rückzahlungen bis zum 31. März 2021 verlängert.

Die Verbesserungen im Überblick:

Personalkosten

Bisher waren Personalkosten durch das Kurzarbeitergeld abgedeckt. Aufgrund der Lockerungen konnten Unternehmen aber wieder Umsätze erzielen. Daher dürfen die mit den Umsätzen verbundenen Personalkosten nun bei der Abrechnung angesetzt werden. Bitte beachten Sie aber, dass Personalkosten nur bedingt angesetzt werden können. Wenn diese Kosten schon durch andere Maßnahmen abgedeckt sind, darf kein Ansatz erfolgen.

Gestundete Zahlungen

Aufgrund der Verbesserungen dürfen Sie Zahlungen für Mieten, Pachten oder Leasingraten nun bei der Abrechnungn berücksichtigen. Voraussetzung ist, dass diese Zahlungen ansonsten tatsächlich im Förderzeitraum angefallen wären.

Besseres Zuflussprinzip

Bis jetzt mussten alle tatsächlichen Zahlungseingänge berücksichtigt werden, weil der Zeitpunkt der Leistung nicht beachtet wurde. Aber gerade für Handwerks- und Messebauunternehmen war dies problematisch. Daher wurde das Zuflussprinzip verbessert. Jetzt haben Unternehmen die Option bei den Einnahmen auf den Zeitpunkt der Leistung abzustellen.

Hohe einmalige Zahlungseingänge

Um die Einnahmen richtig darzustellen, dürfen Sie große einmalige Zahlungseingänge bei der Ermittlung der Einnahmen anteilig angesetzt werden. Damit wird verhindert, dass die Einnahmen durch solche Einmalzahlungen bei der Abrechnung falsch dargestellt werden. Einmalige Zahlungseingänge müssen sich aber auf ein ganzes, vorangegangenes Jahr beziehen.

Weitere Informationen zur Corona-Soforthilfe

Weitere wichtige Informationen haben wir für Sie in unseren Beiträgen „Corona-Soforthilfe: Informationen zu Nachweisen, Unterlagen und Rückzahlung“ und „Corona-Soforthilfe für Selbständige und kleine Unternehmen“ zusammengestellt. Darüber hinaus empfehlen wir einen Blick auf die Seite des Landes NRW für zusätzliche Detailinformationen rund um die Corona-Soforthilfe und das Rückmeldeverfahren.

Sollten Sie Fragen haben oder sich für unsere Leistungen der Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Rechtsberatung interessieren, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.

Finanzbuchführung optimieren, Wettbewerbsvorteile ausbauen.

Digitalisierung ist einer der Schlüsselbegriffe unserer Zeit. Digitalisierung steht vor allem für Umbruch und das Infrage stellen von Alt-Bekanntem. Für Unternehmen bedeutet dieser Wandel große Herausforderungen, da die Vielzahl neuer Technologien und Möglichkeiten schier unüberschaubar erscheint.

Unsere Beratung unterstützt Sie dabei, den Überblick zu behalten und die Chancen, die die Digitalisierung bereit hält zu nutzen. Wir glauben, dass eine fundierte und zukunftsgerichtete Digitalisierungsstrategie unseren Mandanten die Möglichkeit eröffnet, ihre bereits bestehenden Wettbewerbsvorteile weiter zu zementieren und damit in Zukunft eine noch bessere Position am Markt einnehmen zu können.

Dies beginnt bei einer digitalisierten Buchführung, die es ermöglicht aktuelle Zahlen in klarer Darstellungsweise zu jeder Zeit abrufen zu können. Sie erhalten so von uns immer die Möglichkeit auf neue Entwicklungen zu reagieren.

DATEV Unternehmen Online

Mit DATEV Unternehmen Online  bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Finanzbuchführung und Lohnbuchführung zu digitalisieren. Dadurch realisieren Sie Vorteile bei der Effizienz der Buchführung. Dies beginnt bereits damit, dass Buchführungsunterlagen nicht mehr physisch zu Ihrem Steuerberater gebracht werden müssen. Zusätzlich bleiben Ihre Unterlagen revisionssicher, GOBD-konform und digital jederzeit für Sie verfügbar. Umfangreiche papierhafte Ablagesysteme gehören damit der Vergangenheit an. Durch verschlüsselte Kommunikationswege erhalten Sie aktuellste betriebswirtschaftliche Auswertungen zu jeder Zeit schnell, sicher und vollkommen papierlos.

Die Verankerung der Belege in der Finanzbuchführung und Lohnbuchführung bewirkt, dass Sie Entwicklungen im Unternehmen bis auf die Ebene eines einzelnen Beleges nachvollziehen können. So behalten Sie jederzeit den Überblick und damit auch die Kontrolle über betriebliche Ausgaben. Unsere digitalen Angebote bieten außerdem Schnittstellen für viele branchenspezifische Software-Angebote. Damit werden umständliche Umstellungsprozesse vermieden.

Folgende Tools stellen eine sinnvolle Ergänzung von DATEV Unternehmen Online dar und führen zu mehr Effizienz bei der Unternehmenssteuerung.

Upload Mail

Das Software-Tool „Upload Mail” bietet Ihnen die Möglichkeit Eingangsrechnungen ohne papierhafte Zwischenablage und manuelles Scannen direkt zu Unternehmen Online hochzuladen. Dazu werden eine Zieladresse und eine oder mehrere Trägeradressen definiert. Anhänge von Mails dieser Adressen werden direkt in das revisionssichere Dokumentenmanagementsystem von Unternehmen Online hochgeladen. Ihr Vorteil? Durch die Umstellung des Rechnungseingangs auf ein digitales Verfahren reduzieren Sie manuellen Belegverarbeitungsaufwand, erhöhen die Effizienz in der Buchführung und sparen so Kosten.

Upload Mobil

Neben „Upload Mail“ gibt es eine weitere Möglichkeit, den papierhaften Beleganfall zu reduzieren und die Effizienz in der Buchführung zu erhöhen. „Upload Mobil“ ermöglicht Ihnen, Belege von unterwegs aus zu Unternehmen Online hochzuladen. Dazu laden Sie einfach die zugehörige App auf Ihr Handy herunter. Nachdem Sie sich erfolgreich registriert haben, werden von Ihnen gescannte Belege sicher verschlüsselt zu Unternehmen Online hochgeladen und revisionssicher archiviert. Gerade wenn es um kleinere betriebliche Ausgaben geht (bspw. Tankquittungen oder Parkscheine), ist die Möglichkeit des einfachen, schnellen und sicheren Uploads der Dokumente eine praktische Alternative zur Sammlung und zum nachträglichen Upload dieser doch meist sehr unhandlichen Belege. Die Nutzung von Upload Mobil ist mit keinen zusätzlichen Kosten verbunden.

Smart Login

Ein Werkzeug, dass Ihnen den Zugang zu DATEV Anwendungen erleichtert, ist „Smart Login“. Dabei handelt es sich um eine App, die Sie statt der alt-bekannten Smart-Card zur Anmeldung bei allen von Ihnen genutzten DATEV Anwendungen verwenden können. Bei der Anmeldung scannen Sie einfach den angezeigten QR Code ab und melden sich sicher und unkompliziert in der jeweiligen Anwendung an. Die Nutzung des Smart Login ist kostenfrei.

Auftragswesen Online

Zuletzt möchten wir mit „Auftragswesen Online“ noch ein Instrument vorstellen, das den Bereich der Ausgangsrechnungen betrifft. Mittels „Auftragswesen Online“ können Sie GoBD-konform Ausgangsrechnungen erstellen. Dieses Programm ist ein „Must Have“ für alle, die noch nicht GoBD-konform Rechnungen erstellen. Darüber hinaus bietet das Programm die Chance, digitale Angebote für Ihre Kunden zu erstellen und diese unkompliziert in eine Rechnung umzuwandeln. Dabei können Sie das Layout der Angebote bzw. Rechnungen Ihren unternehmensindividuellen Vorstellungen anpassen. Nach erfolgter Rechnungsstellung bietet „Auftragswesen Online“ auch die Möglichkeit zur Abwicklung des Mahnwesens. So behalten Sie Ihre offenen Forderungen stets in Echtzeit im Blick. Da das Instrument browserbasiert ist, benötigen Sie keine zusätzliche Software und können es auch von unterwegs aus verwenden.

Ihre Vorteile

Zusammengefasst helfen wir Ihnen mit unseren Tools und Instrumenten dabei, die Rechnungswesen-Prozesse Ihres Unternehmens zu verbessern. Sie helfen dabei, die Buchführung durch Digitalisierung weiter zu optimieren und zu vereinfachen. Durch weniger physisches Belegaufkommen, weniger Scan-Aufwand und die höhere Effizienz durch die Verfügbarkeit von betriebswirtschaftlichen Steuerungsinstrumenten erleichtern wir den unternehmerischen Arbeitsalltag. So schaffen wir für Sie Freiräume, damit Sie sich noch mehr auf Ihr Kerngeschäft und die Festigung Ihrer Wettbewerbsvorteile konzentrieren können.

Ganz unabhängig von den genannten Instrumenten empfehlen wir Ihnen, den Schritt von papierhaften Eingangsbelegen zu elektronischen Belegen zu machen, um manuellen Aufwand zu minimieren. Sofern Sie bereits elektronische Belege erhalten, können und müssen diese als elektronische Version ins Portal von DATEV Unternehmen online hochgeladen werden. Ein gescannter Ausdruck eines elektronischen Belegs ist nach den Ausführungen der Finanzverwaltung nicht zulässig.

Als Ausblick auf weitere Entwicklungsschritte des Portals von DATEV Unternehmen Online können wir Ihnen mitteilen, dass derzeit auch ein elektronischer Rechnungsfreigabeprozess entwickelt wird. Dieser ist für das 4. Quartal 2020 geplant.

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Kontaktieren Sie uns gerne und wir besprechen die notwendigenSchritte für die Umsetzung.

Selbstverständlich beraten wir Sie auch gerne in Bezug auf die Umstellung der internen Prozesse im Rahmen der Digitalisierung.